Du kan få resekostnadsersättning för dina språkambassadörbesök under förutsättning att du sparat kvitton på dina reserelaterade kostnader. För att skicka in en resekostnadsersättning behöver du ett konto i Procountor-systemet där du skapar resekostnadsersättningar. I Procountor skapar du en ny reseräkning (matkalasku) och lägger kvitton som bilagor. Du kan ändra på betalningsdatumet till ett tidigare datum men med en marginal på minst 6 arbetsdagar mellan inskickningen och betalningsdatumet, så att vi hinner betala det. Vi förutsätter att alla kvitton ska vara med som bilagor, antingen som tydliga fotografier i JPG, JPEG eller PNG format eller som skannade PDF-filer. 

Språkambassadören köper själv de nödvändiga resebiljetterna och vid behov en övernattning för ett förnuftigt pris. Vi önskar att du, om det bara är möjligt, använder kollektivtrafik i stället för egen bil eller taxi. Om du använder egen bil är du berättigad att få kilometerersättning (för 2025 är det 0,59 € per kilometer). Vänligen räkna antalet kilometrar och sätt dem med i reseräkningen. Skriv datum, startplats och destination i kommentarsfältet (rivikomentti). Tips: du kan lätt granska antalet kilometrar t.ex. med hjälp av Google Maps. 

Språkambassadören får ersättning för resorna till sitt bankkonto genom att skapa en reseräkning i Procountor.

För att få tillgång till kostnadsersättningsprogrammet Procountor behöver besökskoordinatorn skapa ett konto till dig. Besökskoordinatorn gör detta innan ditt första besök om du är ny ambassadör. Om du har blivit språkambassadör före 2024 och inte har fått tillgång till Procountor, meddela då besökskoordinatorn Lina Grönvik () så skapar hon ett konto till dig.

När du har fått dina inloggningsuppgifter reservera gärna 10 minuter den första gången när du loggar in för att fylla i all information som krävs samt för att byta lösenord och så vidare. OBS! Använd din privata e-postadress och mobilnummer, inte skolans eller jobbuppgifter.

Här hittar du instruktioner för att skapa kostnadsersättningar:

• På svenska: Skapa rese- och kostnadsfakturor i Procountor 
• På finska: Oman matka- ja kululaskun laadinta

Du kan även titta på vår instruktionsvideo: 

Kostnadsersättning i Procountor

I videon kan du ignorera skillnaden mellan kostnads- och reseersättning och alltid välja RESEersättning och aldrig kostnadsersättning. Efter att ha sparat din räkning, kom ihåg att markera den som klar så att vi ser att den är färdig!

Språkambassadörer är också berättigade till dagtraktamente ifall besöken sker längre bort eller förutsätter övernattning (för år 2025 är det 24 € för en halvdag och 53 € för en heldag).

Dagtraktamenten kan betalas om:

1. destinationen ligger på mer än 15 kilometers avstånd från antingen din bostad eller din egentliga arbetsplats och
2. arbetsresan varar över 6 timmar (år 2025 är halvdagstraktamente, 24 €) eller
3. arbetsresan varar över 10 timmar (år 2025 är heldagstraktamente, 53 €).

Punkt 1 och 2 ELLER punkt 1 och 3 måste vara sanna för att dagtraktamente ska gälla. Ifall man reser längre bort, men inte är berättigad till dagtraktamente, det vill säga destinationen ligger på mer än 15 kilometers avstånd, men arbetsresan tar under 6 timmar, så är språkambassadören INTE berättigad till dagtraktamente, men man har rätt till måltidsersättningen som är 13,25 € (år 2025).

OBS! Om du under din dag fått gratis mat eller maten ingår i priset på hotellrummet, kan endast 50 % av det normala inrikes partiellt dagtraktamentet betalas skattefritt. Det här gäller t.ex. om skolan bjuder på lunch.

Heldagstraktamentet och utlandsdagtraktamentet minskar på motsvarande sätt (50 %) om du har fått två gratis måltider under dygnet (vilket dock sällan är fallet med språkambassadörbesök).

Om du tillbringar extra dagar eller tid på destinationen utöver de som krävs för språkambassadörsarbetet, är du inte berättigad till dagtraktamente för de extra dagarna eller den extra tiden. Dagtraktamenten beräknas baserat på det billigaste och snabbaste möjliga transportalternativet.

Dagtraktamenten betalas som reseersättning i Procountor som språkambassadören fyller i själv.

Språkambassadörer som har en egen firma kan enligt överenskommelse fakturera sina besök istället för att de skulle betalas via skattekort. Vill du fakturera dina besök från oss ber vi dig att meddela ekonomichefen.

Arvoden betalas då så att lönebikostnader (23 %) och moms (25,5 %) tilläggs på summan på arvodet för att säkerställa ett lika stort arvode som andra ambassadörer får. Reseersättning och eventuellt dagtraktamente skickas in via Procountor som vanligt. Du får mer instruktioner för reseersättning under Vad gör jag om mitt besök orsakade kostnader (t.ex. biljett-, boende- eller bensinkostnader)?.

Vår nätfaktureringsadress är: 

Operatör: Apix Messaging Oy (003723327487)
Nätfakturaadress: 003723599255
OVT-kod: 003723599255

Observera att när ni skickar e-fakturor till vår Apix-adress från Danske Bank Oyj, Handelsbanken, POP-bankerna eller Sparbankerna bör ni skicka e-fakturor till följande adress:
e-fakturaadress: 003723327487
och operatörskod: DABAFIHH.

Om ni inte kan skicka nätfakturor ber vi er att skicka fakturorna till skanningstjänsten för leverantörsfakturor.

Adressen för e-postskanning:

Själva fakturan ska finnas i e-postmeddelandet som PDF-bilaga. Ett e-postmeddelande får bara innehålla en faktura. Om e-postmeddelandet har andra bilagor inkluderas de som bilagor till fakturan. Maximal storlek för e-postbilagor är 2 MB. Efter att e-postmeddelandet har behandlats kommer tjänsten att producera ett automatiskt bekräftelse- eller felmeddelande som skickas till avsändarens e-post inom 15 minuter.

Adressen för pappersfakturor:

Kielilähettiläät ry, Språkambassadörerna rf (Apix scanning service)

PB 16112

00021 LASKUTUS

För att skanningstjänsten ska kunna allokera er faktura bör faktureringsadressen skrivas ut även på själva fakturan och inte endast på kuvertet. Observera att inget annat material än fakturor får skickas till denna adress.